missioni in Italia

Regolamento: regolam.missioni

La missione può avere durata  max 240 giorni ed essere conferita a:

– personale a t.a (escluso il personale collocato in aspettativa)

– componenti organi accademici

– docenti dell’Ateneo (x i docenti extra Dip.SV autorizzazione del Direttore sede di appartenenza)

– titolari di assegni di ricerca – studenti dei corsi di specializzazione, dei corsi di dottorato e di perfezionamento (necessaria autorizzazione aggiuntiva del responsabile del corso)

– i soggetti che partecipano (anche a titolo gratuito) a progetti di ricerca

– studenti dei corsi di studio e di master (se inseriti in programmi di ricerca o di didattica)

– docenti di corsi o seminari svolti anche a titolo gratuito (con rapporti formalizzati)

deve essere presentata almeno tre giorni prima della partenza con allegata la motivazione della missione (lettera invito, form del corso/congresso/convegno) al fine di valutare l’interesse dell’Ateneo e la conformità ai suoi fini  (Lett. Direttore Generale del 06/11/2015 Prot.n.28).

Spese di viaggio (art. 5)

-mezzi di trasporto straordinari (taxi per tragitti extraurbani – veicoli di proprietà, a noleggio)

riportare la motivazione nelle note del modulo-richiesta, al fine di ottenere l’AUTORIZZAZIONE DEL DIRETTORE del Dipartimento (per congruità ed opportunità: convenienza economica – impossibilità ad usare mezzi ordinari [tempi di trasporto, orari, necessità di trasportare materiale o strumenti, sicurezza personale, ecc.]- motivi eccezionali – forza maggiore [sciopero mezzi pubblici…])

-mezzo proprio

concesso solo al personale docente (costi Km desunti dalle tabelle ACI con percorso partenza e ritorno dalla sede di servizio (o residenza del richiedente se economicamente più vantaggiosa) alla sede di destinazione.

E’ ammessa la partenza e l’arrivo da altra sede ma il rimborso viene comunque conteggiato dalla sede di servizio alla sede di destinazione.

Può essere autorizzato l’uso del mezzo proprio ad altro personale (riportare la motivazione) ma il rimborso spese sarà corrispondente alla somma che avrebbe sostenuto facendo ricorso ai mezzi pubblici alla tariffa più economica

-spese di parcheggio

rimborsate in esenzione di imposta fino a € 15,49/giorno in Italia (fino ad € 25,82 all’estero), l’importo eccedente verrà assoggettato alle imposte previste dalla normativa fiscale

Spese di alloggio e di vitto (art. 6)

Per missioni di durata > 12 ore:

-spese di alloggio (ricevuta fiscale intestata al richiedente)

rimborsabili max € 180/giorno (strutture alberghiere, residence, stanze o appartamenti in affitto, di tipologia rispondente a criteri di economicità)

-spese per colazioni, pasti o spuntini, alimenti e bevande (scontrini o ricevute fiscali)

rimborsabili max € 80,00/giorno (per missioni comprese fra 4 e 12 ore  max € 40,00/giorno)

Sono ammesse spese telefoniche e di connettività ad internet, inerenti esigenze di servizio e se documentate e vengono rimborsate in esenzione di imposta fino a € 15,49/giorno in Italia  (fino a € 25,82/giorno all’estero), l’importo eccedente verrà assoggettato alle imposte previste dalla normativa fiscale

Altre spese rimborsabili (art. 7)

  1. a) diritti di agenzia – b) visti e tasse – c) vaccinazioni obbligatorie – d) assicurazioni sanitarie e per cancellazione viaggi

le spese di cui alle lett. a), b), c), d), vengono rimborsate in esenzione di imposta fino a € 15,49/giorno in Italia  (fino a € 25,82/giorno all’estero)

  1. e) iscrizione convegni / congressi (vedere sotto nel dettaglio)
  2. f) beni e servizi effettuati nella sede di missione sono rimborsabili solo se la fattura elettronica con split payment è intestata al Dipartimento (pagamento del solo imponibile)

Anticipazioni (art. 8)

Richiesta anticipo Rich.anticipo

– fino al totale delle spese sostenute e documentate (regolari fiscalmente)

– 75% su preventivo dettagliato delle spese da sostenere.

L’eccedenza dell’anticipazione deve essere restituita entro trenta giorni dalla fine missione.

L’importo anticipato deve essere restituito nel caso in cui la missione non sia effettuata (entro 30 giorni dalla data di inizio missione)

Documentazione delle spese (art. 9)

Documenti originali delle spese sostenute:

ricevuta fiscale (intestata al soggetto) o scontrino (a seconda della tipologia della spesa) o fattura elettronica con split payment intestata al Dipartimento (pagamento del solo imponibile)

Qualora i giustificativi originali siano detenuti presso altra amministrazione deve essere fornita copia conforme all’originale con l’indicazione dell’amministrazione che detiene l’originale e dell’eventuale importo rimborsato da detta amministrazione.

Liquidazione delle spese (art. 11)

La richiesta di rimborso delle spese da liquidare deve essere presentata entro 90 gg. dal termine della missione. Per le spese sostenute in valuta estera si applica il tasso del giorno di inizio della missione.

Lavoro straordinario (art. 12)

Per esigenze di servizio e previa autorizzazione, il personale t.a può prolungare il proprio orario di lavoro durante la missione oltre la durata ordinaria. Le ore di lavoro straordinario sono dichiarate dal dipendente. Le ore di viaggio non possono essere computate come ore di lavoro straordinario ma possono andare nella maggiore presenza se autorizzate dal Direttore

Missioni non effettuate (art. 13)

In caso di missioni autorizzate e non effettuate per motivi eccezionali indipendenti dalla volontà del soggetto (debitamente documentati) è previsto il rimborso delle spese sostenute e non rimborsabili dai fornitori di servizi. Negli altri casi le spese sostenute non sono rimborsabili.

I motivi eccezionali, indipendenti dalla volontà del soggetto, sono indicati all’art.13 c.2 del Regolamento.

Controlli  (art. 14)

Ai responsabili spetta effettuare controlli periodici sull’andamento delle spese di missione informando dei risultati il Consiglio del centro di spesa.  L’Amministrazione centrale, ogni anno, a campione, effettua dei controlli sulla regolarità contabile e fiscale delle spese di missione.

ISCRIZIONE CONVEGNI / CONGRESSI (art.7 lett.e)

In Italia

Pagamento effettuato dal Dipartimento con il seguente iter:

  • inoltro al Direttore (Unità competente) della richiesta di missione corredata dalla locandina/programma/form del corso/convegno/congresso
  • presentazione all’Ufficio Acquisti del pre-buono

L’Ufficio Acquisti provvederà al pagamento della quota prevista (occorre presentare la documentazione con un certo anticipo in modo da permettere i controlli contabili necessari e poter rientrare nei tempi di scadenza previsti)

Il pagamento della quota di iscrizione avverrà a seguito di ricevimento di fattura elettronica, con split payment,  intestata al Dipartimento

Si ricorda che: E’ tassativamente fatto divieto il rimborso della fattura intestata al solo soggetto, pertanto la fattura dovrà necessariamente essere intestata alla struttura di appartenenza  (eventualmente potrà essere cointestata)

ISCRIZIONE CONVEGNI / CONGRESSI in sede

Per iscrizioni a corso/convegno/congresso organizzati dall’Università di Pisa occorre inoltrare al Direttore (Unità competente) l’apposito modulo: STAMPATO ISCRIZIONE_in sede